Minggu, 11 November 2007

Mengelola ADM Kas Bank (Bag. II)

0 komentar

Selisih kas yaitu perhitungan uang kas yang menunjukkan bahwa saldo kas menurut catatan tidak sama dengan hasil perhitungan kas secara fisik atau ada selisih kas.

Perbedaan dapat terjadi karena :

1. Kesalahan pencatatan kedalam jurnal penerimaan kas ataupun pengeluaran kas.

2. Adanya penerimaan dan pembayaran yang dibulatkan keatas/kebawah karena tidak ada uang reseh.

3. Adanya uang palsu

4. Sebab-sebab yang sama sekali tidak dapat diketahui

Dengan demikian apabila ada selisih yang terjadi karena ada kesalahan pencatatan atau sebab lain yang diketahui jelas, maka untuk memperbaikinya harus dibuat jurnal koreksi.

Contoh :

Saldo rekening kas UD. Lhokseumawe Jaya pada tanggal 31 Juni 2006 Rp. 7.480.000,- tetapi berdasarkan perhitungan fisik menunjukkan jumlah Rp. 7.840.000,- setelah dikoreksi ternyata pembelian peralatan kantor secara tunai pada tanggal 16 Juni 2006 sebesar Rp. 7.840.000,- dicatat Rp. 7.480.000,- maka selisih kas adalah Rp. 360.000,- Rp. 2.580.000,- = Rp. 270.000,-

Jurnal Koreksi

Tanggal

Uraian

Debet

Kredit

31/06/06

Kas

Peralatan Kantor

Rp. 360.000,-

Rp. 360.000,-


Dari contoh diatas maka apabila terjadi selisih kas dapat kita perhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Apabila kesalahan mencatat terlalu besar, perbaikannya ditulis disisi yang berlawanan sebesar kelebihan.

2. Apabila kesalahan mencatat terlalu sedikit/rendah, perbaikannya ditulis disisi yang sama sebesar kekurangannya.

3. Jika selisih yang terjadi karena sebab-sebab yang belum atau tidak diketahui maka selisih kas yang terjadi harus ditampung didalam selisih kas.

Contoh :

Selisih kas yang terjadi dengan tidak diketahui sebabnya :

1. Saldo kas bank tanggal 30 Juni 2006 berjumlah Rp. 15.750.000,- tetapi jumlah uang kas yang ada sebenarnya Rp. 15.760.000,- setelah diteliti tidak ditemukan sebabnya. Maka selisihnya dimasukkan ke rekening selisih kas dengan jumlah.

Tanggal

Uraian

Debet

Kredit

30/06/05

Kas

Selisih Kas

Rp. 10.000,-

Rp. 10.000,-

Kas Selisih Kas








30/6 Rp.18.850.000,- 30/6 Rp. 10.000

30/6 Rp. 10.000,-

2. Saldo kas bank pada tanggal 31 Juli 2006 Rp. 15.061.800,- tetapi jumlah uang kas sebenarnya Rp. 15.050.200,- setelah diteliti tidak ditemukan sebabnya :

anggal

Uraian

Debet

Kredit

31/08/05

Selisih Kas

Kas

Rp. 11.600

Rp. 11.600

Sebelum kita mengelola dokumen penerimaan/pengeluaran kas terlebih dahulu kita menentukan sistem penerimaan kas yang kita

tetapkan pada suatu perusahaan agar kita dapat melakukan pengendalian intern dalam perusahaan kita.

Sistem penerimaan kas pada dasarnya dapat dibedakan atas :

1. Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai :

a. Penerimaan kas dari over the counther sales

b. Penerimaan kas dari Cash on Delivery Sales ( COD Sales )

c. Penerimaan kas dari Credit Card Sales

2. Sistem penerimaan kas dari Piutang

a. Penerimaan kas melalui penagihan perusahaan

b. Penerimaan kas melalui Pos

c. Penerimaan kas melalui Lock box Collection Plan

Untuk pengelolaan penerimaan kas ini kita akan membahas sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagihan perusahaan.

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari puitang adalah :

1. Fungsi sekretariat

2. Fungsi penagihan

3. Fungsi kas

4. Fungsi akuntansi

5. Fungsi pemeriksaan intern

Fungsi sekretariat :

Bertanggung jawab dalam penerimaan cek, surat pemberitahuan melalui pos dan para debitur perusahaan, membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

Fungsi penagihan :

Bertanggungjawab melakukan penagihan kepada para debitur berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

Fungsi kas :

Bertanggungjawab menyetor kas yang diterima dari berbagai fungsi (Fungsi sekretariat dan fungsi penagihan) dan menyetor ke bank.

Fungsi Akuntansi :

Bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang.

Fungsi Pemeriksaan Intern :

Bertanggungjawab melaksanakan penghitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik, melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan fungsi akuntansi

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :

1. Surat pemberitahuan

2. Daftar surat pemberitahuan

3. Bukti setor bank

4. Kwitansi


Dokumen Pengeluaran Kas

Dalam pengeluaran kas pada pokoknya ada dua sistem akuntansi yang sangat memegang peranan penting yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil. Untuk sistem dana kas kecil sudah kita bahas pada modul sebelumnya dan pada kegiatan ini kita hanya akan membahas sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek.

Pengeluaran kas dengan cek memerlukan dokumen-dokumen :

1. Bukti kas keluar

2. Cek

3. Permintaan cek

Agar dokumen-dokumen diatas dapat kita kelola dengan baik dan benar maka kita harus melakukan prosedur kerja sesuai dengan fungsi-fungsi yang terkait. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

2. Fungsi kas

3. Fungsi akuntansi

4. Fungsi pemeriksa Intern

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Bertanggung jawab menampung suatu fungsi yang memerlukan pengeluaran kas fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi. Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan Voucher payable system. Bagian utang membuat kas keluar ( Voucher ) untuk bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran.

Fungsi Kas

Bertanggungjawab mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan mengirim cek kepada kreditur via pos atau langsung kepada kreditur.

Fungsi akuntansi

Bertanggungjawab atas :

1. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. Fungsi ini berada dibagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya.

2. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Fungsi ini di bagian jurnal.

3. Pembuatan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek, juga berfungsi melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuat kas keluar. Fungsi ini dibagian utang.

Fungsi Pemeriksa Intern

Bertanggung jawab melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungan saldo kas menurut catatan akuntansi, juga melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Catatan akuntansi yang digunakan.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

1. Jurnal pengeluaran kas ( Cash disbursement Journal )

2. Register cek ( Chek register )

Sistem akuntansi dalam pengelolaan penmgeluaran kas dapat dibedakan :

1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek myang tidak memerlukan permintaan cek :

a. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

b. Prosedur pembayaran kas

c. Prosedur pencatatan pengeluaran kas

2. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek

a. Prosedur permintaan cek

b. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

c. Prosedur pembayaran kas

d. Prosedur pencatatan pengeluaran kas